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成为外贸网商要素之四

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实务篇:外贸单证的缮制与单证事故处理 一、外贸单证的种类与使用 单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。    1.合同(CONTRACT)     CONTRACT是统称,买卖...

实务篇:外贸单证的缮制与单证事故处理 

一、外贸单证的种类与使用
单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。

    1.合同(CONTRACT)

    CONTRACT是统称,买卖双方均可出具。如系卖方制作,可称为销售确认书(SALES CONFIRMATION),买方出具则可称为采购确认(PURCHASED CONFIRMATION)。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址,签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外,还可以根据不同产品的特点附加条款。此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则。

    对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等,合同中往往还会附加“溢短装”条款,即允许在合同总数量和金额的基础上,有若干幅度的差异,最后按照实际交货量来结算。比如“5% MORE OR LESS ALLOWED”,即允许多交或少交5%。

    理论上,合同应该“一式两份,双方各执一份经签章的正本为凭”,可在外贸实务中不大苛求照搬执行,一般的传真件也就行了,作为备忘录。更多的还是依靠商业信用,以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此,一些国家的客户甚至制作固定合同,并留下“信用证开出后生效”等条款,进一步淡化合同的约束力,到处散发作为询价工具。碰到这样的合同,不必当真,预留时间,等到信用证收到再有所行动不迟。

    2.发票(INVOICE)

    或称商业发票(Commercial Invoice)。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件,用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等,以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘,但必须包括上述要素,并全名落款。

    发票必须注明一个发票号码(自己拟定),出票时间。可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成的,应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。

    发票的末端通常有E.&O.E.字样,意为“有错当查”,即此份发票如有错漏允许更改。

    发票的样本见式样2。

    3.形式发票(PROFORMA INVOICE)

    样式近似商业发票,几乎可以直接把商业发票过来,标题改为“PROFORMA INVOICE”即可。形式发票的用处,一是类似于单方面合同,作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。因此,除了和商业发票相同的内容外,还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款,比如交货期等等,以进一步落实交易。此外,对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易,客户也需要形式发票来做前期申请。

    在采用国际快递寄送货物的时候,也需要附上形式发票,作为快递公司统一报关计用。

    4.装箱单(PACKING LIST)

    与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等。

    样式与发票相仿,只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。

    样本见式样3。

    5.提单(BILL OF LOADING)

    提单就是货物交付货运公司以后,由货运公司出具的证明,用以代表物权,以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单,但内容则大同小异。提单是最核心单证,某种意义上就是货物的代表,货款的价值。对于提单,后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同,分为空运提单(AIR WAY BILL,简称AWB)和海运提单(OCEAN BILL OF LOADING,简称B/L)及其他。但实务中以海运提单最为常见,空运提单次之。

    提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制,经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副,任何一份正本均可提货。一经提货,其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失,如果客户没有指明要求的话,可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外,海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”(ON BOARD DATE)字样,这是计算实际交货期的标准。

    海运提单样本见式样4。

    6.装船通知(SHIPPING ADVICE)

    船开前或不迟于船开当日,由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限,但应包括下列内容:收货人(Consignee)、发货人(Consigner)、货物名(Goods)、提单号(B/L Number)、集装箱/铅封号(Container/Seal Number)、船名(Vessel Name)、航次(Voy)、目的港(Destination Port)、起航日(ETD, Estimated)和预计抵达日(ETA, Estimated Time of Arrival)等项目内容。

    7.保险单(INSURANCE POLICY)

    为防范国际货物运输中可能发生的毁损,对一些价值较高的货物,贸易商通常会办理保险。

    保险公司根据投保的险种开具保险单,作为货物单据之一。

    海运货物保险的险别,分为基本险别和附加险别两类。

    (1)基本险别有平安险(Free from Particular Average-F.P.A)、水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险(All Risk-A.R.)三种。
①平安险的责任范围有:被保货物在运输过程中,由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。由于运输工具遭受意外事故下,货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失。在装卸或转运时,由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的措施而支付的合理费用,但以不超过该批被救货物的保险金额为限。运输工具遭难后,在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运送货物所产生的特别费用。共同海员的牺牲、分摊和救费用。运输合同订有“船舶互撞责任条款”,根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。
②水渍险的责任范围:除平安和水渍险的各项责任外,还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
③一切险的责任范围:除平安险和水渍险的各项责任的,还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。

    (2)附加险别是基本险别责任的扩大和补充,它不能单独投保,附加险别有一般附加险和特别加险。一般加险有11种,它包括:偷窃、提货不着险(Theft, Pilferage and Nondelivery-T.P.N.D),淡水雨淋险(Fresh Water and/or Rain Damage),短量险(Risk of Shortage in Weight),渗漏险(Risk of Leakage),混杂、沾污险(Risk of Intermixture and Contamination),碰损、破碎险(Risk of Intermixture and Contamination),串味险(Risk of Odour),受潮受热险(Sweating and Heating),钩损险(Hook Damage Risk),包装破裂险(Breakage of Packing Risk),锈损险(Risk of Rust)。特殊附加险包括:交货不到险(Failure to Deliver Risk),进口关税险(Import Duty Risk),舱面险(On Deck Risk),拒收险(Rejection Risk),黄曲霉素险(Aflatoxin Risk),卖方利益险(Seller’s Contingent Risk),出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款,罢工险(Fire Risk Extention Clause for Storage of Cargo of Destination Hongkong Including Kowloon, or Macao),海运战争险(Ocean Marine Cargo War Risk)等。

    投保的时候,投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。保险费的计算公式为:

    保险金额=CIF货值×(1+加成率)

    不必先算保险费,可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是:

    CIF=CFR/[1-保险费率×(1+加成率)]

    实际操作中,如果货值不大,比如在2000美金以下的,一般做简易处理,统一收取100元人民币左右作为保险费。

    8.商检证、质量证、重量证、卫生证等(INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY,WEIGHT,HEALGH。。。)

    根据产品的不同,根据国家规定或按照客户需求、行业习惯,部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。

    出口必须检验的商品,厂商须先经过商检局备案登记。出口前,填制商品检验申请单(在商检局那里取得),将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后,商检机关出具商品检验放行单,凭放行单方可报关出口。

    除了国家商检局以外,也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。比如最著名的SGS检验公司(Societe Generale de Surveillance S.A. 通标标准技术服务有限公司,总部在日内瓦),不少非洲和中南关注国家的贸易商因为本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验。SGS在我国广东、上海、青岛等地都有分支机构,可应客户要求办理检验,同时SGS现已与我国政府官方机构----国家商检局合作,由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司(CCLS)代为办理装船前检验,辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、上海、广东等地的CCLS有代理权签发SGS的检验报告。

    商品检验申请书样本见式样5。

    实际上,很多商品的常规检验都包含了质量、重量、卫生、重金属等等检测项目,至于检验证书的名称是什么,则可根据客户的要求选择。即证书内容一样,标题不同罢了。

    9.原产地证

    原产地证包括一般原产地证(CERTIFICATION OF ORIGINA)和普惠制原产地证(GSP FORM A)。

    原产地证是证明我出口货物生产和制造地的证明文件,是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。中国的原产地证有固定印刷格式,一般由商检局出具。出口企业申请办理此证,首先要在当地办理企业注册登记,然后才有资格申请签证。

    普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件,并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。同样一般由商检局出具,出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据,首先要办理企业注册登记,其次才能申请签证。

    原产地证和普惠制证,也可以由各地的贸易促进会和商会(很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子)出具,格式一样,只是盖章不同。

    原产地证的样本式样6。

    普惠制产地证的样本见式样7。

    办理普惠制证需要填制申请表见式样8。

    10.受益人声明(BENEFICIARY CERTIFICATION

    受益人声明只出现在信用证下(受益人本身就是信用证操作方式中的术语,一般指出口商)。如果不是信用证操作的话,一般叫做厂商声明(SUPPLIER DECLARATION)或类似表述。

    受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的,客户要求做到的事宜,或其他一些类似于保函(保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明)的内容。

    书写上无规定格式,只需要列标题为BENEFICIARY CERTIFICATION,行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客户所需声明的内容,再落款盖章即可。

    范例如下:

    BENEFICIARY CERTIFICATION

DATE: 08. OCT. 2005

    WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM B/L DATE.

FUDA IMP&EXP CO., LTD.

NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020

     

    11. 船公司/货运人声明(FORWARDER CERTIFICATION

    性质和格式类似于受益人声明的文件,由船公司或货运公司出具。多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。常见的类型有声明船龄符合要求(比如15年内),声明不悬挂以色列旗帜(常见于中东客户要求)等。

    12.出口收汇核销单

    出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。在出口前,先向外管局领取,按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关,海关清关后盖章退回。在收到国外付款后,连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销,然后才能办理退税。

    核销单的样本见式样9

    13.出口货物报关单

    出口报关时填制并提交海关。不过目前除大型外贸公司或出口企业外,众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。出口报关单一式六联:海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后,退回收汇联和退税联。

    出口报关单见式样10。

    14.信用证

    以信用证为结算式的,在信用证开出并抵达出口商(信用证受益人)的银行后,银行会做通知,并交信用证连同通知转交出口商,信用证的具体操作,下一章将做专题论述。

    信用能知书范例见式样11。

    此外,在实务中偶然还会有见到其他的单据,例如:

    海关发票(Customs Invoice

    海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据,基本内容同普通的商业发票类似,其格式一般由进口国海关统一制定并提代,主要是用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格的构成等。其格式可在各国海关的官方网站上下载。例如加拿大海关发票见式样12。

    领事发票(Consular Invoice

    由进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票。这种发票证明出口货物的详细情况,为进口国用于防止外国商品的低价倾销,同时可用作进口税计算的依据,有助于货物顺利通过进口国海关。出具领事发票时,领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用。这种发票主要为拉美国家所采用。

    汇票(Draft

    汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的受款人我条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中,由银行提供空白票据,出口商填写,付款人签字以确认付款。

    汇票范例见式样13。

    了解这些单证知识以后,我们对外贸就有个清晰的流程概念了:

    1.外贸洽谈前期,制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2.交易确认以后,制作外贸合同。
3.准备交货的时候,制作商业发票、装箱单、核销单、报关单,申请商检放行单等报关出口。
4.报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5.交货付运后,得到三证三副提单。
6.制作、申办、整理客户所需的全套单据,如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7.凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。

    无论是否操作信用证,单据都比较重要。外贸单证通常是成套的,即根据客户的要求,相关的单证作为一套,用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则,是“单证一致,单单一致”,即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时),同一套的单据间,在相同栏目的内容一致。比如,货物的数量,无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中,填写都应一致,包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号),发票中就不能显示“N/M”(无唛头)。

    此外,每份单据都会标明出具日期,而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定,要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地,作为收款用的全套单据,日期以提单上的ON BOARD DATE为基准,来确定各单据的日期:

    发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;
装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日,必须在提单日之前;
提单日(ON BOARD DATE)不能超过L/C规定的装运期;
保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期,不能早于发票;
产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期,不迟于提单日;
商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期,但也不能过早于提单日;

 实务篇:外贸单证的缮制与单证
等于或晚于提单日;
船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION):等于或早于提单日;
汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于L/C的效期。

    单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法,交易确定以后,及时为交易归档,预先按照单据栏目整理出填制内容,如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候,直接调用即可,避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理,市面上也出现了各种外贸制单软件,可预先输入资料,按照单证类别自动生成。

    除了制单人为错误外,因为外贸过程中环节甚多,不同部门的操作中难免会有疏漏误差,或因情况改变而导致的错误。比如,原定出货100箱,也按照这个数量制作了商检和报关,可实际装运的时候发现仓库记录错误,实际发货量只有98箱,或者是在装卸过程中损坏了2箱等。

    对于这样的情形,可以视情况灵活处理。信用证项下操作的,完全依靠信用证制单;非信用证的,根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。

    所谓将错就错,就是虽然与实际不符,仍按照事先约定的条件制单,因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如,在货物短少的情况下,仍按照全数缮制单证。这多见于信用证项单证错误的处理,我们在后面的信用证一章中将专题讲解。

    所谓分套处理,就是根据单证交付对象的不同,分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下,给海关的单证按照原报关资料,给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致,则可略微调整单价,在总数量不变的情况下减少总金额,使之符合实际收取的货款。

    此外,因为报关等数据失误,导致实际收汇和报关金额不一致,会影响核销。一般的做法,在数额差别不大,比如2000美金以内,仍可以核销。亦可截长补智囊,把多收的钱弥补其他少收的钱,把帐目做平。

    最后,还有一个可能会犯的低级错误,单证遗失。

    二、单证遗失事故的处理

    单证遗失,可能是由于出口商制作和保管单证不善赞成的,也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前,我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善,一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此,发生类似事情的时候,追究责任意义不大,关键还要靠自己去尽力补救。

    首先要防患于未然,企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递堆积。业务员自己缮制保管单证的,要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案,列明所需单证、办理时间和单证收取记录,这是个很好的经验。公司有专门的单证员的,不但单证员自己要有记录册,还要与业务员建立起单证交接登记本,避免转交过程中的“真空”缺漏。

    单证缮制正确完整,就为收取货款奠定了基础。然而,如何在交付货物单证后顺利收回货款,仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回,所有业务都是一场空。前面我们曾说过,为保障出口商收回货款,理论上通行的做法是信用证。实际上除了信用证外,还有几种结算方式。不过信用证始终算最安全、最有保障的----当然,也是手续费最的。

所以,下一章我们将以信用证为主,其他方式为辅,专门学习国际贸易货款结算。

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